Конфиденциальное уничтожение документации – гарантия безопасности бизнеса

Услуги специализированных архивных центров многочисленны и разнообразны. Здесь и организация делопроизводства компании, и сканирование архивов, и создание резервных хранилищ баз данных и многое, многое другое. И сегодня нам хотелось бы рассказать об одном из направлений деятельности подобных фирм – мероприятиях, направленных на конфиденциальное уничтожение документации.

Кому и для чего это нужно? Любой серьезной и солидной фирме, заинтересованной в защите коммерческих сведений от посторонних глаз.

Как это происходит? Существует несколько способов уничтожить документацию. Первый путь предлагают нам действующие архивные правила, согласно которым, первичные документы, подлежащие уничтожению (обычно это происходит по истечению срока хранения бумаг, установленного законодательством) отбираются специальной комиссией, утвержденный приказом руководителя.

Данный процесс сопровождается составлением акта отбора документов для уничтожения, одним из приложений которого является соответствующий перечень.

Затем бумаги упаковываются, взвешиваются и отправляются непосредственно на утилизацию, по завершению которой составляется еще один акт – акт уничтожения. Он подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем компании.

Разумеется, не стоит и упоминать о том, что все бумаги, сопровождающие процесс уничтожения документации, должны храниться в собственном архиве компании.

Есть и другой путь – поручить все мероприятия профессионалам. Благо, услуги специализированных архивных центров сегодня весьма доступны. В этом случае контроль над составлением необходимых актов, впрочем, как и над самим процессом берут на себя специалисты указанных служб.

Если документы передаются им на хранение, то тогда они самостоятельно следят за сроками и сами инициируют процесс. Берут они на себя и уничтожение бумаг, которые в обычных условиях сотрудники компании-клиента  обычно выбрасывают в мусорную корзину. Это не лучшее решение, когда речь идет о конфиденциальных сведений, поэтому специализированные центры предлагают несколько иную схему взаимодействия.

В частности, они устанавливают в офисе заказчика (в бухгалтерии или в отделе кадров) надежно опечатанный ящик с прорезью для бумаг.  Проводится инструктаж работников фирмы-клиента для того чтобы разъяснить им, какие именно документы должны попадать в указанный сейф. В дальнейшем, по мере его наполнения, бумаги изымаются и уничтожаются мощными шредерами. Данный процесс протоколируется. В результате клиент получает акт, подтверждающий уничтожение документов, утверждённый руководителем специализированного центра.

Главным преимуществом описанного процесса является стопроцентная безопасность,  ведь схема взаимодействия исполнителя и заказчика продумана до мелочей. Разумеется, обо всех своих манипуляциях исполнитель обязательно отчитывается перед заказчиком, предоставляя ему соответствующее свидетельство.